Termit
Henkilötietoja ovat tiedot, joilla henkilö voidaan tunnistaa (esimerkiksi nimi, puhelinnumero).
Henkilörekisteri on lista tai muu materiaali, jossa on henkilötietoja. Se on joko
- julkinen eli kaikkien nähtävissä (esimerkiksi kilpailutulokset) tai
- kerhon sisäinen, johon on pääsy vain nimetyillä henkilöillä (esimerkiksi jäsenrekisteri yhteystietoineen).
Mitä henkilötietoja keräämme ja mihin niitä käytämme?
Kerhomme jäseniltä: nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
- Lähetämme listan kerhomme jäsenistä (nimi) vuosittain Suomen Shakkiliitolle (jolla on omat henkilörekisterit) ja Helsingin Shakkiliitolle.
- Lähetämme tiedotuksia kerhomme toiminnasta jäsenten sähköpostiosoitteisiin. Puhelinnumerolla tavoitamme ne jäsenet, joilla ei ole sähköpostiosoitetta.
- Poistamme kerhostamme eronneen jäsenen tiedot sisäisestä jäsenrekisteristämme viimeistään kolmen vuoden kuluttua eroamisesta.
Selokilpailuihimme osallistuvilta: nimi, shakkikerho, tieto alle 21 vuoden iästä ("nuori") ja sähköpostiosoite.
- Nimi, shakkikerho ja "nuori" näkyvät julkisesti kilpailun osallistujaluettelossa ja kilpailutuloksissa, joita voidaan julkaista eri viestimissä.
- Tiedotamme osallistujia tulevista kilpailuistamme, jos he ovat antaneet sähköpostiosoitteensa.
- Säilytämme sähköpostiosoitetta kerhomme sisäisessä pelaajarekisterissä enintään kolme vuotta.
Muihin kilpailuihimme osallistuvilta: nimi ja shakkikerho.
- Nämä tiedot näkyvät julkisesti kerhomme tulospalvelussa.
Lähetämme tiedotukset sähköpostitse niin, että vastaanottajat eivät näe toistensa sähköpostiosoitteita (englanniksi BCC, blind carbon copy).
Henkilötietojen suojaus
Käsittelemme henkilötietoja luottamuksellisesti. LauttSSK:n hallitus on sitoutunut EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisiin tietosuojaperiaatteisiin.
Vain LauttSSK:n hallituksella on pääsy sisäisiin henkilörekistereihin, joissa on yhteystietoja. Rekisterien tietosuojasta vastaa LauttSSK:n puheenjohtaja Jyrki Heikkinen (jyrki.j.heikkinen@gmail.com).
Omien henkilötietojen tarkistus, muokkaus, poisto
Pyydettäessä
- Toimitamme henkilön omat tiedot rekistereistämme viimeistään 7 päivän sisällä pyynnöstä.
- Korjaamme ja päivitämme virheelliset henkilötiedot.
- Poistamme yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero) sisäisistä henkilörekistereistämme. Emme poista tietoja (nimi, shakkikerho, "nuori") julkisista kilpailutuloksista.
Jyrki Heikkinen 24.5.2018