Hallituksen kokouksen pöytäkirja 11.3.2009

Ravintola Gylden

1. Kokouksen avaus ja päätösvaltaisuus

Paikalla olivat hallituksen jäsenet Jyrki Heikkinen, Aaro Jalas, Tommi Laaksovuori ja Matti Varjokallio. Todettiin kokous avatuksi ja päätösvaltaiseksi.

2. Esityslistasta päättäminen

Esityslista käytiin läpi ja hyväksyttiin tässä pöytäkirjassa esitetyssä muodossa.

3. Tiedotus

Keskusteltiin seuran tämänhetkisistä kotisivuista. Ongelmana on, että sivut ovat luonteeltaan aika staattiset. Niiden muokkausoikeus on lisäksi vain Jyrki Heikkisellä ja tätä ei pystytä helposti muuttamaan. Hallitusta ja kerhon jäseniä haluttaisiin kuitenkin aktivoida mukaan tekemään sisältöä ja saada enemmän lukijoita sivuille.

Keskustelun tuloksena päätettiin perustaa seuralle oma blogi. Mahdollista sisältöä sivulle ovat ainakin tiedotteet, vanhan sivuston tiedot, turnaus- ja matkaraportit sekä pelianalyysit. Tarkoituksena on, että mielellään kaikilla kerhon jäsenillä on kirjoitusoikeus blogiin. Jyrki Heikkinen lupasi avata blogin ja tutkia vanhojen sivustojen siirtoa. Sivustolle pitää saada linkit ainakin shakki.net:stä sekä mahdollisesti Lauttasaari-seuran ja seurakunnan sivuilta.

Aiheesta päätettiin pitää myös pienimuotoinen tietoisku kerholla, katso kohta 6.
Päätettiin luoda kerholle paremmat sähköpostilistat, ettei kaikkien toimijoiden tarvitse ylläpitää samaa listaa omalla koneellaan. Jyrki Heikkinen lupasi tutkia onko blogisivustolle tuollaista toimintoa. Jos ei ole, Matti Varjokallio hoitaa sähköpostilistat jotain muuta kautta.

Kerholla on muutamia vanhempia pelaajia, jotka eivät käytä internetiä aktiivisesti, joten päätettiin tuoda kaikki tarpeellinen tiedotettava myös printtimuotona kerholle nähtäville.

Kaikkia pelaajia ei välttämättä tavoiteta internetin välityksellä. Aaro Jalas lupasi tehdä paperimuotoisen kerhotiedotteen, joka viedään ainakin shakkikotiin sekä kirjaston ilmoitustauluille. Aaro Jalas yrittää myös saada Länsiväylä-lehteen puffijutun kerhon aloittelijaturnauksesta.

4. Toiminnan kehittäminen

Keskusteltiin aloittelijoiden saamisesta toimintaan mukaan. Päätettiin aloittaa aloittelijailtojen pitäminen vasta aloittelijaturnauksen jälkeen.

Kerholla on tarkoitus ruveta pitämään analyysi-iltoja sopivin väliajoin. Tätä varten Tommi Laaksovuori tutkii millaisia analyysilautoja on saatavilla. Täysikokoisen analyysilaudan säilyttäminen voi olla hankalaa, joten olisi hyvä jos se olisi kasaan menevää mallia. Aaro Jalas lupautui katsomaan uusimmista New in Chess –lehdistä kiinnostavia pelejä ja asema kerholla opiskeltavaksi.

Kerhoilloille voidaan myös keksiä erilaisia teemoja kuten loppupeliasemien pelaaminen pikapelinä, kombinaatio-illat jne.

5. Hallituksen roolien määrittäminen

Toimintavastaavan toimenkuvaan kuuluu uutena asiana ainakin New In Chess –lehden kierrättäminen jäsenistöllä ja kiinnostavien analyysien valikoiminen. Isännän tehtäviin kuuluu kalustoinventaarion tekeminen. Erityisesti rikkinäiset kellot on syytä käydä läpi ja myös kerhon arkistot yhdessä jonkun muun kanssa. Nappula- ja lautatilanne on hyvä, mutta uusien kellojen hankintaa täytyy harkita. Peli-iltojen sujuvuus on viime kädessä isännän vastuulla.

6. Pienimuotoiset tietoiskut

Kerhoilloissa päätettiin pitää pienimuotoisia tietoiskuja vaihtelevista aiheista. Sopivia aikoja ovat GP-pikapeliturnaukset. Aiheita ovat ainakin seuraavat:
* Blogin käyttö ja pelien lisääminen sivustolle, sisältäen tilannekuvien teon jne.
* Aika- ja tasapelisäännöt
* Kellojen käsittely
Jyrki Heikkinen lupasi pitää ensimmäisen koulutuksen. Olisi hyvä jos toimitsijakoulutuksessa käyneet valitsisivat kiinnostavia sääntöjä tietoiskuissa läpikäytäväksi.

7. Seuraavasta kokouksesta päättäminen

Hallituksen seuraava kokous pidetään keskiviikkona 15.4. Tällöin käsitellään ainakin seuraavia asioita: seloturnauksen tilinpäätös ja jälkitunnelmat, kalustoinventaarion tulokset ja mahdolliset uudet hankinnat sekä maksettujen jäsenmaksujen tilanne.